Auch Arbeitgebende haben ihren Arbeitnehmenden gegenüber Pflichten. Eine davon ist beispielsweise die Erstellung von Lohnabrechnungen. Um diesen und weiteren Pflichten nachkommen zu können, müssen Arbeitgebende bestimmte Daten von ihren Arbeitnehmenden erfragen: die sogenannten Personalstammdaten.
Was sind Personalstammdaten?
Personalstammdaten sind personenbezogene Daten von Arbeitnehmenden. Sie werden in der Regel zu Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses erfragt und in entsprechenden Systemen angelegt. Ihre Pflege übernimmt die Personalabteilung und im Laufe eines Arbeitsverhältnisses verändern sie sich üblicherweise nicht viel.
Wichtig: Personenbezogene Daten unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und beim Umgang mit ihnen muss diese unbedingt eingehalten werden.
Welche personenbezogenen Daten dürfen erfasst und verarbeitet werden?
Generell gilt, dass alle Daten erfasst und verarbeitet werden dürfen, für die der Arbeitgebende ein berechtigtes Interesse hat. Genauer sind das solche Daten, die benötigt werden, um das Beschäftigungsverhältnis durchführen zu können. Daten, die nicht dazu benötigt werden, dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Mitarbeitenden erfasst werden.
Welche Personalstammdaten sind tatsächlich relevant?
- Vor- und Zuname
- Anschrift
- Geburtsdatum und Geschlecht
- Staatsangehörigkeit
- Familienstand
- Bankverbindung
- Sozialversicherungsnummer
- Steuer-ID und Steuerklasse
- Freibeträge
- Krankenkasse
- Konfession
- Schulischer und beruflicher Werdegang
- Führerschein (wenn dieser für die Arbeit erforderlich ist)
- Wettbewerbsverbote mit ehemaligen Arbeitgebern
- Gesundheitszustand (relevant beispielsweise im Gesundheitswesen)
- Vermögen und bestehende Lohn- oder Gehaltspfändungen (beispielsweise relevant im Umfeld von Firmengeldern)
- Vorstrafen (relevant nur, wenn es einen strikten Zusammenhang zur Tätigkeit gibt)
Welche Personalstammdaten sind nicht relevant und dürfen damit nicht erfragt werden?
- Schwangerschaft und Kinderwunsch (relevant nur, wenn es einen strikten Zusammenhang zur Tätigkeit gibt)
- Heiratsabsichten
- ethnische Herkunft
- Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit (eine Relevanz ergibt sich nur bei Tendenzbetrieben)
- Höhe des vorherigen Gehalts
Wichtig: Auf Fragen zu Daten, die an sich nicht erfragt werden dürfen, müssen sich Bewerbende und Mitarbeitende nicht äußern und dürften dabei sogar lügen.
Wie können Personalstammdaten erfasst werden?
Die allgemein bekannte Lösung, um Personalstammdaten zu erfassen, ist der Personalfragebogen. Dieser wird mittlerweile häufig in digitaler Form gepflegt (beispielsweise als PDF-Datei), noch seltener als rein handschriftliches Dokument.
Weitaus sinnvoller als noch als ausgefüllte PDF-Dateien sind browserbasierte Systeme, die ohne Installation oder Wartungsaufwand Formulare zur Personalstammdaten-Erfassung bereitstellen – und die Möglichkeit bieten, diese von dort direkt zu exportieren (beispielsweise nach DATEV).
So lässt sich beispielsweise Fastdocs flexibel und nahtlos in alle Arbeitsabläufe integrieren, um Personal- und Mandantenstammdaten zu erfassen. Übrigens: Fastdocs kann 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich getestet werden.