Arbeitszeiterfassung: welche Tools wirklich Arbeit abnehmen

Arbeitszeiterfassung in Deutschland

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist bereits seit dem Erlassen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) 1994 Pflicht. Allerdings mussten bisher nur Überstunden und die Arbeit an Sonntagen erfasst werden – und das, obwohl das sogenannte „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 Arbeitgeber bereits dazu verpflichtet, die vollständige Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen.

Denn: Die Bundesregierung hat das Arbeitszeitgesetz noch nicht dem EuGH-Urteil nach angepasst. Ein Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichtes (BAG) aus dem September 2022 hat jedoch noch einmal bestätigt, dass eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits seit 2019 besteht.

Was alles zur Arbeitszeit zählt

Üblicherweise gilt der gesamte Arbeitstag (also vom Beginn bis zum Ende der Arbeit) als Arbeitszeit – abzüglich der gesetzlich vorgeschriebenen Pausen. Außerdem gelten generell die folgenden Regelungen:

• Raucherpausen zählen nicht als Arbeitszeit.
• Kleinere Arbeitspausen, wie Toilettengänge, zählen zur Arbeitszeit.
• Ebenso ist auch das Hochfahren von PCs, das Einrichten von Maschinen oder das Umziehen als Arbeitszeit anzusehen, da die Arbeit an sich ohne diese Vorbereitungen nicht möglich wäre.
• Fahrt- und Reisezeiten zu und vom Kunden während Dienstreisen sind ebenfalls Arbeitszeit.

Darüber hinaus müssen zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmer individuelle Absprachen getroffen werden, denn selten arbeiten Beschäftigte mit einem Achtstundentag fortlaufend mit voller Konzentration. Wann kurze Pausen oder private Gespräche zu lang werden – und nach einem Ausstempeln verlangen – muss abseits vom ArbZG geklärt werden.

Wie die Arbeitszeit erfasst werden muss

Mit dem neuen Gesetzesentwurf kommen folgende Auflagen auf Arbeitgeber zu:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen tagesaktuell (d. h. am selben Arbeitstag) elektronisch erfasst werden. Dazu zählen auch Pausenzeiten sowie Überstunden.
• Ausnahmen gibt es bei der elektronischen Erfassung nur für Tarifparteien, sodass auch eine händische Erfassung in Papierform erlaubt werden kann.
• Arbeitgeber müssen Arbeitnehmern ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellen. Vorgesehen hierfür sind Apps, Terminals, elektronische Tabellen oder Browser.
• Bei der Zeiterfassung müssen die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz eingehalten werden.
• Die Zeiterfassung selbst kann vom Arbeitgeber auf den Arbeitnehmer delegiert werden, wobei Arbeitgeber weiterhin kontrollieren müssen, ob die Arbeitszeiterfassung korrekt erfolgt.
• Arbeitnehmer müssen beispielsweise über Stundenzettel über ihre Arbeitszeiten von Arbeitgeber informiert werden.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt weiterhin möglich: allerdings müssen auch hier die Arbeitszeiten ab sofort erfasst werden.
• Ausgenommen von der Erfassung der Arbeitszeit sind aktuell nur leitende Angestellte.

Fazit: Clockify, Personizer oder Clockodo?

Die von uns vorgestellten Tools zur Zeiterfassung bringen jeweils ihre persönlichen Vor- und Nachteile mit sich.